Für die Organisation deiner Inhalte bietet Atla drei komplementäre Konzepte: Folders, Collections und Tags. Diese Seite erklärt, wann du was nutzt und wie sie zusammenspielen.
Auf einen Blick
| Feature | Folder | Collection | Tag |
|---|---|---|---|
| Hierarchie | Ja | Nein | Nein |
| Mehrfach-Zugehörigkeit | Nein | Ja | Ja |
| Sichtbar in | Sidebar (Organize) | Sidebar + Library | Sidebar + Library + Properties |
| Anzahl pro Doc | 1 | viele | viele |
| Use Case | Strukturelle Hierarchie | Thematische Bündel | Querschnitts-Labels |
Folders
Hierarchische Ordner-Struktur in der Sidebar-Sektion Organize.
Erstellen
- In der Sidebar unter Organize auf + New Folder klicken.
- Namen vergeben.
- Dokumente per Drag & Drop einsortieren.
Eigenschaften
- Ein Dokument liegt in genau einem Folder (oder im Root).
- Folders können verschachtelt sein.
- Pro Folder kannst du Standard-Tags oder Standard-Templates vorgeben.
Wann nutzen?
Wenn ein Dokument einen klaren Heimatort hat, z. B. “gehört zu Team A” oder “ist ein Q2-Report”. Folders sind der primäre Speicherort.
Collections
Thematische Bündel mehrerer Dokumente, unabhängig von ihrem Folder.
Erstellen
- Library → Collections-Tab → + New Collection
- Oder Sidebar-Sektion Collections → +
Eigenschaften
- Ein Dokument kann in mehreren Collections sein.
- Collections sind nicht hierarchisch.
- Sie sind ideal für Initiativen oder Projekte, die quer durch Folders gehen.
Dokumente hinzufügen
- Drag & Drop in die Collection (Sidebar oder Library)
- Über das ⋯-Menü eines Docs → Add to collection
Wann nutzen?
- Sammlungen von Specs zu einem Projekt
- Reading-List für einen Onboarding-Pfad
- Quartals-Reports
- Alles, was thematisch zusammengehört aber strukturell unterschiedlich abgelegt ist
Tags
Querschnitts-Labels, die leichtgewichtigste Form der Kategorisierung.
Anlegen
- In den Workspace properties eines Docs unter Tags, neuer Tag wird inline angelegt.
- Über die Sidebar-Sektion Tags → + vorab anlegen.
Eigenschaften
- Ein Dokument kann beliebig viele Tags haben.
- Tags sind farblich unterscheidbar.
- Alle Tags sind über die Sidebar und die Library schnell filterbar.
Beispiele
| Tag | Bedeutung |
|---|---|
intern | nur für Mitarbeiter |
vertrag | bezieht sich auf Verträge |
gdpr | datenschutz-relevant |
marketing | gehört zum Marketing-Bereich |
Q2-2026 | Quartalsthema |
archiv | nicht mehr aktiv, aber aufbewahrt |
Halte deine Tag-Liste klein und wartbar. Mehr als ~30–50 aktive Tags werden in der Praxis unübersichtlich. Lieber wenige starke Tags + Collections für Spezialfälle.
Empfohlene Kombination
Eine pragmatische Aufteilung sieht so aus:
- Folders spiegeln deine Organisations-Struktur wider (Teams, Bereiche, Abteilungen).
- Collections beschreiben temporäre oder thematische Initiativen (Projekte, Reports, Reading-Lists).
- Tags kennzeichnen Eigenschaften, die quer durch Folders und Collections relevant sind (Vertraulichkeit, Status, Quartal).
Filtern in der Library
Die Library erkennt alle drei Konzepte:
- Filter-Pills kombinieren Folder, Collection und Tag.
- Klick auf einen Tag in einem Doc → Library mit diesem Tag gefiltert.
- Sidebar-Tag-Klick → gefilterte Doc-Liste.
Häufige Fehler
Zu viele Tags
Lege Tags an, wenn du sie brauchst, nicht prophylaktisch. Sonst verlierst du den Überblick.
Collections statt Folder
Wenn 90 % deiner Inhalte zu einem einzigen “Container” gehören, ist eine Collection vermutlich falsch, nutze einen Folder.
Folder statt Tag
Wenn du jedes Dokument zu “GDPR” in einen extra Folder verschieben willst, verlierst du es im natürlichen Folder. Nutze stattdessen den Tag gdpr.