Atla bietet flexible Sharing-Optionen, damit dein Workspace genau die richtige Balance aus Offenheit und Schutz hat. Diese Seite erklärt jedes Berechtigungs-Level, Sharing-Mechanismen und Best Practices.

Berechtigungs-Levels

Default-Berechtigungen

Standardmäßig gilt:

• Workspace-Mitglieder haben Editor-Rechte auf neu erstellte Docs.
• Guests sehen nur explizit freigegebene Docs.
• Admins sehen alles im Workspace.

Du kannst Default-Levels in den Workspace-Settings anpassen (Admin-Funktion).

Doc teilen

Innerhalb des Workspaces

1. Im Doc-Header oben rechts auf Share.
2. Person aus Drop-Down wählen oder E-Mail eintippen.
3. Level wählen: Viewer / Commenter / Editor.
4. Optional Nachricht hinzufügen.
5. Send.

Die Person erhält eine Notification mit Doc-Link.

Mit Guests (außerhalb Workspace)

1. Share-Dialog öffnen.
2. E-Mail-Adresse des Guests eingeben.
3. Level wählen.
4. Atla sendet eine Einladung mit Magic-Link.
5. Guest legt bei Bedarf ein Microsoft-Account an.

Per Link

1. Share-Dialog → Get link.
2. Wähle:
   • Restricted, nur eingeladene Personen
   • Workspace, alle im Workspace
   • Public, jeder mit Link

Ordner-Berechtigungen

Folders erben standardmäßig die Berechtigungen ihres Workspaces. Du kannst pro Folder eigene Rechte setzen:

1. Folder in der Sidebar markieren.
2. ⋯ → Permissions.
3. Personen / Rollen mit Levels zuweisen.

Alle Docs im Folder übernehmen diese Rechte (sofern nicht überschrieben).

Vererbung

Atla nutzt Vererbung: ein Doc übernimmt Rechte vom Folder, der Folder vom Workspace. Du kannst die Vererbung pro Element brechen.

Beispiel

• Workspace: alle Members = Editor
• Folder “Marketing”: Marketing-Team = Editor, andere = Viewer
• Doc “Q3-Plan” in Marketing: nur Marketing-Lead = Editor, Rest = Commenter

Rollen vs. individuelle Berechtigungen

Du kannst zuweisen:

• An eine Person, direkt
• An eine Rolle / Gruppe, z. B. “Marketing-Team”

Rollen sind wartbarer bei großen Teams.

Public Sharing

Öffentliche Doc-Seite

1. Share → Get link → Public.
2. Optional: Passwort setzen.
3. Optional: Ablauf-Datum (z. B. nach 30 Tagen).
4. Link kopieren und teilen.

Öffentliche Docs zeigen einen Banner: “This document is shared publicly”.

SEO und Indexierung

Standardmäßig erlaubt Atla Indexierung durch Suchmaschinen für öffentliche Docs. Über ⋯ → Settings → SEO kannst du:

• noindex setzen
• Title und Description für SEO anpassen
• OG-Image vergeben

Sharing-Audit

Über Settings → Sicherheit → Audit-Log siehst du:

• Wer wann was geteilt hat
• Welche Public-Links aktiv sind
• Wann Berechtigungen geändert wurden

Admins sollten den Audit regelmäßig prüfen.

Berechtigungs-Bulk-Änderungen

Über die Library:

1. Mehrere Docs auswählen (Checkboxen).
2. Bulk-Aktion → Permissions ändern.
3. Neue Rechte zuweisen.

Praktisch z. B. nach Team-Restruktur.

Häufige Szenarien

Externe Freelancer

• Workspace-Guest einladen
• Nur den relevanten Folder freigeben
• Nach Projekt-Ende: Guest entfernen

Vertrauliche Verträge

• Eigener Folder mit vertrag Tag
• Berechtigung auf C-Level einschränken
• Vererbung deaktivieren
• Audit-Log aktiv prüfen

Wiki-artige Doku

• Workspace = Editor (alle dürfen beitragen)
• Doc → ⋯ → Settings → Pflichtfeld “Last reviewed” aktivieren

Public Help-Center

• Öffentlicher Folder mit Public-Sharing
• SEO-Settings konfiguriert
• Reguläre Reviews

Tipps

• Restrict by default, share by exception, eng anfangen, gezielt öffnen.
• Gruppen statt Einzelpersonen, wartbarer.
• Public-Links datieren, Ablauf-Datum hilft, alte Links zu invalidieren.
• Regelmäßig auditen, wer hat heute noch Zugriff?

Verwandte Seiten